Muchas veces prescindimos de la comunicación interna. Consideramos que no es necesario tener una estrategia porque “todo funciona bien” y asumimos que nuestros colaboradores conocen la misión de la empresa, negocio u organización. Es un error frecuente creer que se trata de un valor agregado. Sin embargo, cuando nos afectan crisis externas nos damos cuenta de lo relevante que es tener canales y estrategias de comunicación que nos permitan generar dinámicas de trabajo efectivas. Basándonos en esta publicación de Basecamp te presentamos estrategias consolidadas para una comunicación efectiva con tu equipo.

¿Reuniones o minutas?

Las comunicaciones requieren el contacto persona a persona. ¿Cuándo? Solo cuando es estrictamente necesario. Las comunicaciones basadas en acuerdos, minutas, manuales y textos 1) ahorran tiempo en reuniones a veces improductivas; 2) aceleran el trabajo cotidiano al reducir las interrupciones de nuestras tareas. El espacio de reunión debe ser la última opción y no la primera. Por lo tanto: reuniones en tiempo real a veces; vía mensajes por escrito, la mayoría de las veces.

Cinco personas en una reunión de una hora, no es una hora menos de trabajo: son cinco horas menos. Considéralo.

Y si es necesario recurrir a una reunión presencial, recuerda: a las discusiones que son significativas porque de ellas derivarán decisiones importantes para tu organización, dales el tiempo significativo que requieren. No esperes resultados de inmediato ni a corto plazo: si te tomaste el tiempo para conversar directamente, deja que las conclusiones decanten de manera que tomes las mejores decisiones para tu compañía.

Por último, hablar solo ayuda a quienes están en la reunión: el registro por escrito genera comunicación al interior de toda la empresa, para que cada uno sepa qué están haciendo los demás y se genere pertenencia.

Pero… ¿cómo saco provecho a una minuta?

Buena pregunta. Lo primero (y más difícil): olvídate del chat para la toma de decisiones u organización de actividades. “Pero bueno, si me estás diciendo que la idea es hacerlo por escrito, ¿cómo entonces?” pensarás. Simple: “la escritura concreta, solidifica, el chat disuelve” . Las decisiones del día a día, las preguntas cotidianas sobre determinadas acciones o rutinas, deben quedar por escrito, ya sea vía mails o utilizando plataformas que se especializan justamente en eso: en consolidar cada interacción para que éstas se conviertan en acciones significativas para tu organización.

Si bien el chat para resolver problemáticas de manera rápida puede ser eficiente, lo es solo a corto plazo. Piensa, pides una instrucción para ingresar a una plataforma y te la dan por chat. “¡Genial, ya puedo ingresar sin esperar que me respondan un correo!”… pero, ¿qué pasa si quieres ingresar a esa misma plataforma un mes después? Tendrás que preguntar de nuevo, en lugar de haber dejado registrado el método de acceso la primera vez, de manera de documentar los procesos relevantes de tu empresa.

En todos los casos la comunicación no tiene relación con la agenda diaria y los tiempos que te permiten reunirte con tu equipo: escribir es mucho más efectivo y no depende de los tiempos individuales. Es asincrónica y siempre, antes o después, va a alcanzar al receptor. Esto te permitirá ir desarrollando estrategias más consolidadas para una comunicación efectiva con tu equipo.

Expectativas y manejo de tiempos

Nunca esperes respuestas inmediatas a menos que se trate de una emergencia. ¿Recuerdas esa vez que te pidieron ese informe y tú tenías 4 prioridades antes, y después te retaron porque no respondiste inmediatamente? Bueno, eso mismo nos ocurre a todos. Cada uno tiene sus responsabilidades y si ellas están claras, tú también puedes determinar si lo que estás pidiendo es urgente o no.

Si estás hablando de un tema completamente nuevo para tu equipo… tendrás que repetirte. Si tienes que repetir lo que indicaste, es que no quedó claro la primera vez; si es un tema complejo, te repetirás por años.

Ahora, cuando tu compañía es pequeña, con menos de 50 personas, tienes menos posibilidades de tener malos entendidos… porque recuerda: los problemas de comunicación SIEMPRE son de malos entendidos. Debes escoger muy bien qué temas serán aquellos en los que tendrás que repetir una y otra vez las explicaciones y objetivos para potenciar tu marca.

Cuándo y cómo

La comunicación excesiva a veces interrumpe y genera procesos menos productivos. Por eso, la buena comunicación se trata de encontrar el momento adecuado.

Horarios: compartir una tarea a las 5pm de un viernes puede no ser la mejor idea. A las 6.00AM tampoco: genera rechazo de tus colaboradores o que trabajen los fines de semana cuando podrían organizarlo dentro de su horario laboral. Ciertamente es difícil es elegir un buen momento (quizás no exista un buen momento), pero los que sí son claros son los malos momentos.

¿Puedes hacer que la información que estás entregando llegue a tus colaboradores con la  urgencia/importancia que le estás dando? Si no es así, replantea tu estrategia. Que para ti sea importante no significa que lo sea para los demás. Comunicar es convencer. Para la comunicación efectiva es fundamental encontrar los métodos de convencer que lo que estás pidiendo, indicando, o proyectando, es relevante.

Haz preguntas. Haz preguntas todo el tiempo. Tus colaboradores tienen mucho que decir pero no lo harán por temor, porque lo consideran inapropiado o porque no saben que es relevante. Motívalos.

La urgencia está sobrevalorada. ¿Era realmente relevante al punto que tuvieras que sacar a tu colaborador de sus funciones regulares? ¿O creíste que era urgente en ese momento y después te diste cuenta de que era otra acción que podía agregarse a la lista de “por hacer”? Cuida tus urgencias.

Los canales son importantes: volvemos al tema del chat. No pongas algo relevante en un chat porque se olvida y automáticamente se genera la percepción de que no es importante a largo plazo.

Contenidos

Está bien que quieras ir directo al grano (verbalmente o por escrito), pero recuerda: hay acciones que necesitan contexto. Contextualiza. Las estrategias para una comunicación efectiva con tu equipo tienen que incorporar los datos. Consecuencias. Explica por qué determinada acción más compleja o más urgente es relevante para el crecimiento de tu empresa. De esa manera estarás involucrando a todos en un objetivo conjunto que, a largo plazo, te generará mejores resultados, más productividad y menos rotación.

La comunicación es la base sobre la cual construimos una cultura organizacional sólida. ¡No la descuides!